Thất thoát hàng hóa, tiền mặt hoặc thiết bị tại nơi làm việc là vấn đề khiến nhiều chủ cửa hàng và doanh nghiệp đau đầu. Đáng lo ngại hơn, nếu nghi ngờ có người bên trong liên quan nhưng chưa có bằng chứng rõ ràng, việc xử lý vội vàng có thể gây ảnh hưởng đến nhân sự và hoạt động kinh doanh.
Những dấu hiệu thất thoát cần kiểm tra
Một số biểu hiện có thể khiến doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình quản lý tài sản:
- Hàng hóa thường xuyên thiếu hụt so với số liệu tồn kho.
- Tiền mặt hoặc khoản thu trong ca làm việc không khớp với báo cáo.
- Thiết bị, công cụ bị mất nhưng không có phiếu bàn giao.
- Sổ sách xuất nhập hàng xuất hiện những khoản chênh lệch khó giải thích.
Tuy nhiên, đây chưa phải bằng chứng xác định nhân viên có hành vi trộm cắp. Nguyên nhân cũng có thể đến từ sai sót nghiệp vụ, quy trình quản lý lỏng lẻo hoặc nhầm lẫn trong quá trình bàn giao.
Doanh nghiệp nên xác minh như thế nào?
Trước khi đưa ra kết luận, người quản lý nên kiểm tra chứng từ, đối chiếu số liệu tồn kho, rà soát lịch sử bàn giao và dữ liệu camera được lắp đặt, sử dụng hợp pháp. Việc kiểm tra cần có phạm vi rõ ràng, tránh xâm phạm đời tư hoặc gây áp lực đối với nhân viên khi chưa có căn cứ.
Nếu phát hiện dấu hiệu của hành vi trộm cắp, doanh nghiệp nên lưu giữ tài liệu liên quan và trình báo cơ quan công an để được hướng dẫn xử lý.
Hỗ trợ điều tra khi nội bộ chưa thể làm rõ
Với những vụ việc có diễn biến phức tạp hoặc xảy ra thất thoát nhiều lần, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ xác minh thông tin trong phạm vi pháp luật cho phép. Đơn vị chuyên môn có thể hỗ trợ ghi nhận diễn biến, tổng hợp thông tin và cung cấp tài liệu phù hợp để doanh nghiệp có cơ sở làm việc với cơ quan chức năng.
Phòng ngừa vẫn là giải pháp lâu dài
Bên cạnh việc xác minh khi xảy ra mất trộm, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ, phân quyền quản lý tài sản, kiểm soát bàn giao và nâng cao chất lượng hệ thống an ninh. Quản lý minh bạch sẽ giúp hạn chế thất thoát và tránh những nghi ngờ không đáng có trong môi trường làm việc.
